الفوترة الإلكترونية لهيئة الزكاة: ماذا تتطلب المرحلة الأولى والثانية

المرحلة الأولى: الإصدار (منذ 4 ديسمبر 2021)

يجب إصدار الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة وحفظها إلكترونياً بنظام متوافق. لم تعد الفواتير المكتوبة يدوياً، ولا المكتوبة في برامج النصوص أو الجداول، مقبولة.

• تحمل الفاتورة الضريبية المبسطة (للمستهلك) رمز QR فيه اسم البائع ورقمه الضريبي ووقت الفاتورة والإجمالي شامل الضريبة ومبلغ الضريبة.
• يجب ألا يسمح النظام بتعديل الفاتورة الصادرة أو حذفها؛ التصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين.
• تحمل كل فاتورة ضريبية الحقول التي تحددها لائحة الضريبة، باللغة العربية (ويجوز إضافة لغات أخرى).

المرحلة الثانية: الربط والتكامل (على موجات منذ 1 يناير 2023)

في المرحلة الثانية يرتبط نظام المنشأة بمنصة الهيئة. كل فاتورة مستند XML (UBL 2.1) بختم تشفيري ومعرّف فريد وتجزئة الفاتورة السابقة لها، فلا يمكن تغيير السلسلة دون أن يُكتشف.

• الفواتير الضريبية القياسية (بين المنشآت) تُعتمد: تُرسل إلى الهيئة وتُجاز قبل أن يستلمها المشتري.
• الفواتير الضريبية المبسطة (للمستهلك) يُبلَّغ عنها: تُسلَّم للعميل فوراً وتُرسل إلى الهيئة خلال 24 ساعة.
• يُربط كل جهاز أو نظام يصدر الفواتير مرة واحدة، برمز تحقق لمرة واحدة من بوابة فاتورة، ليحصل على معرّف ختمه التشفيري.

متى تدخل منشأتك المرحلة الثانية

تستدعي الهيئة المنشآت على موجات بحسب إيراداتها الخاضعة للضريبة في سنة مرجعية، وتبلّغ كل منشأة قبل موعدها بستة أشهر على الأقل. وحتى يصل ذلك الخطاب تبقى المرحلة الأولى هي المطبقة. والاستعداد المبكر لا يضر: النظام نفسه يعمل بالمرحلة الأولى اليوم وينتقل إلى الثانية في يومها.

كيف يتعامل Aqid ERP معها

تصدر الشركة السعودية في Aqid ERP فواتير المرحلة الأولى من اليوم الأول، برمز QR، بالعربية والإنجليزية. وعند وصول خطاب الهيئة، يربط زر «الترقية إلى المرحلة الثانية» في صفحة الامتثال الشركةَ برمز التحقق من البوابة؛ ومن حينها تُختم كل فاتورة وتُسلسل وتُعتمد أو يُبلَّغ عنها، وتُحفظ النتيجة مع الفاتورة.